Прошло уже более четверти века с момент, когда в музеях появились первые компьютеры. Первоначально работа на них была уделом избранных в основном специалистов компьютерщиков, специалистов программистов. Специалисты-музейщики, как правило, были далеки от данной работы и поэтому компьютеры и сами информационные отделы воспринимались ими как нечто весьма экзотичное, малопонятное и почти бесполезное явление. Как правило все сводилось к попыткам более или менее грамотного создания баз данных (или скорее автоматизированных картотек) для хранения информации о музейных предметах. Ограниченное число пользователей систем того периода позволяло не особенно заботиться об интерфейсах, о приемлемости тех или иных технологических операций, об их эффективности. В свою очередь, все эти недостатки не позволяли всерьёз говорить о внедрении компьютеров в широкую музейную практику. Ситуация начинает серьёзным образом изменяться в середине и особенно заметно в конце 80-х годов с появлением персональных компьютеров. Процесс информатизации начинает постепенно из недр информационных отделов перемещаться в подразделения музеев непосредственно занимающиеся музейной деятельностью. Наиболее очевидным внедрение машин было в деле учета и хранения коллекций. Задача учета предметов и коллекций сопровождается большим количеством однотипных операций, производимых с предметом. На всех этих этапах многократно фигурирует одна и также информация о предмете, поэтому совершенно очевидным является стремление автоматизировать этот процесс путем создания базы данных о предмете или коллекции. И этот класс программных продуктов на сегодняшний день является наиболее распространенным в музейной практике. В этой связи именно на требованиях к программному обеспечению, служащему для создания музейных баз данных и имеет смысл остановиться подробнее.
    Создание музейной базы данных немыслимо без привлечения музейных специалистов, людей как правило и по складу ума и по образованию далеких от умения, а порой и желания, работы на компьютере. Отсюда вытекает первое требование к специализированному программному обеспечению - это дружественность интерфейса, его интуитивная понятность. На сегодняшний день, как правило освоение компьютерной техники люди начинают с обретения навыков работы в текстовом редакторе (чаще всего MS WORD). Поэтому чем больше интерфейс системы будет напоминать интерфейс этой программы, тем более дружественным по отношению к музейному сотруднику его можно считать.
    К объективным трудностям внедрения информационных технологий в музейную практику следует отнести неоднозначность ряда формулировок инструкции по учету и хранению и, как следствие, различные сложившиеся в музеях схемы документального оформления движения музейного предмета (движение предмета оформляется в разных музеях разным набором документов и разной последовательностью оформления этих документов). Из этой привычки специалистов-музейщиков следовать привычной схеме обработки предмета вытекает второе важное требование к информационной музейной системе - в ней должна быть заложена естественная, с точки зрения музейщика, технологическая схема обработки предметов, т.е. последовательность технологических операций, совокупность оформляемых документов, объем заносимых на каждом этапе сведений, разделение функций по обработке предмета между отдельными службами или сотрудниками музея, должны быть максимально идентичны "домашинному" процессу.
    Но по мере обретения опыта работы с музейной системой у музейных сотрудников растет понимание изменения некоторых операций технологического цикла, изменяются требования к степени структурированности информации и т.п. Из этого вытекает следующее требование к информационной музейной системе - это гибкость, настраиваемость системы под изменяющиеся требования пользователей.
    Хранить информацию в цифровом виде необходимо, для того чтобы можно было её быстро обрабатывать, извлекать, анализировать, но все мы пока остаемся заложниками бумаги, документа, книги. Поэтому разумеется система должна формировать и выдавать на печать все виды документов, обозначенных в инструкции по учету и хранению музейных предметов. Чем шире спектр формируемых системой выходных форм, тем более приспособленной под потребности музейщиков следует её считать.
    Немаловажным требованием к системе является возможность хранить кроме текстового описания предмета еще и его визуальную копию, т.е. электронное изображение, а лучше не одно, а множество, с тем чтобы иметь максимально полное представление о предмете, не снимая его с полки.
    Любая база данных подобна саду, прежде чем получить плоды его необходимо посадить и вырастить. Так и база данных только тогда начинает работать на музей после того как достигнет некоего объёма "зрелости", т.е. заполненности. Чтобы решить данную проблему, а также и целый ряд проблем связанных с обработкой коллекции, очень важно сразу к этой работе привлечь максимальное количество сотрудников музея. Этим диктуется еще одно требование к системе - она должна быть приспособлена для работы в условиях локальной компьютерной сети музея.
    В современной музейной системе должны быть предусмотрены средства либо непосредственного доступа из Интернет, либо эффективные механизмы подготовки информационных продуктов для сети Интернет. Т.е. еще одно требование к системе это интегрированность с Интернет.
    Все вышеперечисленные требования относятся к сфере, если можно так выразиться музейной функциональности программного продукта. Но всем понятно, что музейная информационная система это очень сложный с точки зрения программной реализации комплекс и его функциональность во многом определяется и требованиями так сказать компьютерными.
    Первым в ряду этих требований, конечно, стоит требование к операционной системе под управлением которой работает музейный софт. В музее всегда было плохо с квалифицированными программистами, поэтому необходимо было искать систему, работающую под наиболее простой операционной системой. В настоящий момент всем этим требованиям в наибольшей мере удовлетворяет операционная система WINDOWS.
    При проектировании музейной информационной системы следует самым серьёзным образом позаботиться о простоте администрирования системы. Не менее важным является и вопрос о защищенности её от потери информации, как за счет упрощения процедуры резервирования и восстановления данных, так и за счет применения более устойчивого алгоритма обработки информации.
    Хорошая система должна подразумевать в основе своего построения модульность, т.е. возможность последовательной установки различный задач (сначала учет, затем каталогизация одно-двух фондов и т.д.). В тоже время система должна быть замкнутой, т.е. подразумевать однократное внесение каких либо сведений с последующим использованием их во всех необходимых случаях. Кроме того система должна быть комплексной, т.е. на основе хранимых сведений допускать решение широкого круга задач, порождаемых различными видами использования музейного предмета на любой стадии его бытования в музее.
    Суммируя все вышесказанное следует сделать следующие выводы:
    Музейная информационная система должна:
    - иметь дружественный, интуитивно понятный (для гуманитария) и эстетичный интерфейс
    - подразумевать естественную, с точки зрения музейщика технологическую схему обработки информации о предмете
    - быть настраиваемой
    - включать в себя возможность хранения изображений предмета
    - подразумевать возможность формирования и вывода различных видов документов
    - включать в себя простые механизмы интеграции с Интернет
    - быть ориентирована на работу в сетевом варианте
    - работать под управлением операционной системы WINDOWS
    - быть легко администрируемой
    - быть замкнутой и комплексной
    По нашему мнению, только соблюдение этих требований позволит превратить компьютер, стоящий в музее, из экзотичной игрушки для небольшого числа специалистов-информационщиков к незаменимому инструменту для большинства музейных работников.