Опыт, накопленный в процессе внедрения автоматизированной музейной системы КАМИС в более чем в 30 музеях России, позволяет разработчикам системы предложить свои рекомендации по созданию стандарта описания музейных предметов для различных видов музейных коллекций: художественных, историко-краеведческих, мемориальных, естественнонаучных.
   
    I. Основные проблемы проектирования структуры описания музейных предметов
   
    Возможны три подхода к проектированию структуры описания музейных предметов.
    1. Стремление как можно подробнее структурировать данные. Имеется ввиду максимальное дробление атрибутов и замена, где только возможно, текстовых атрибутов (вводимых пользователем свободным текстом) на справочные (выбираемые пользователем из соответствующих справочников и классификаторов). Это стремление вызвано двумя установками: иметь возможность быстрого и достоверного поиска в базе данных и уменьшить число ошибок набора (всякий термин вводится в справочник один раз и там редактируется в случае необходимости).
    2. Желание получить в качестве выходных документов связный литературный текст. Понятие выходных документов в данном случае трактуется широко – это и учетные документы, и заготовки для полиграфических изданий, и интернет-представления коллекции.
    3. Понимание того, что основным требованием любой музейной системы является возможность достаточно быстро и без проблем вводить информацию о музейных предметах.
    Эти три подхода находятся в некотором противоречии друг с другом. Если чрезмерно увлечься первым, то существует опасность на выходе каждый раз получать не слитный текст, а набор слов в именительном падеже. Абсолютное стремление к «литературности» – ведение основной части атрибутов в виде текстов приведет к сложности и недостоверности поиска в базе данных, который станет в основном контекстным. Попытка дублирования ввода информации – вводить и слитные тексты, и справочники - приведет к усложнению и замедлению ввода информации, что крайне нежелательно.
    Создание структуры описания музейного предмета – это поиск приемлемого компромисса.
    Музейный фонд Российской Федерации (как, впрочем, и любого другого государства) содержит разнообразнейший набор экспонатов – от картин и рисунков до чучел и научных приборов. Это делает проблему создания стандарта описания достаточно нетривиальной. В качестве отступления хочется вспомнить стандарт библиографического описания, который составлялся в течение продолжительного времени и представляет собой весьма сложную структуру. А ведь круг объектов этого описания несравнимо более узок, чем круг музейных предметов, охватывающий почти весь окружающий нас материальный мир.
    Кроме проблемы физического разнообразия хранимых в музеях предметов, существует и проблема разнообразия подходов к описанию этих предметов. Один и тот же, по сути, предмет будет описываться немного по-разному в зависимости от музея или фонда, в котором он хранится. Чаша, хранящаяся в фонде археологии, декоративно-прикладного искусства или мемориальном фонде музея будет соответственно иметь атрибуты, связанные с историей ее находки, художественной ценностью или отношением к персоналии.
    Мы, прежде всего, делаем попытку выделения неких общих атрибутов, присущих большинству музейных предметов, и систематизации специфических атрибутов, присущих определенным группам предметов.
   
    II. Краткое описание музейного предмета.
   
    1. Принадлежность к определенному фонду внутри музея,
    2. Статус предмета (хранение) – определяет юридический статус предмета (основной или научно-вспомогательный фонд, временное хранение).
    3. Номер по Книге поступлений.
    4. Инвентарный номер предмета.
    5. Старые номера
    6. Количество единиц хранения,
    7. Автор.
    8. Школа.
    9. Предметная классификация
    10. Название
    11. Время создания
    12. Культурно-исторический период
    13. Организация-изготовитель
    14. Место создания.
    15. Систематическая классификация. (для предметов естественно-научных фондов)
    16. Памятник (для археологических коллекций)
    17. Народ (для этнографических коллекций)
   
    III. Физические характеристики предмета
   
    1. Материал
    2. Техника
    3. Размеры
    4. Сохранность (и история ее изменений)
    5. История реставрация
   
    IV. Учетная информация
   
    1. Хранитель
    2. Топография
    3. Способ поступления
    4. Источник поступления (бывший владелец) предмета
    5. Время поступления в музей
    6. Документы поступления (акты приема на временное и постоянное хранение, протоколы ФЗК, акты возврата владельцу и исключения из учетной документации)
    7. Документы движения.
   
    V. Описание, история и изучение предмета.
   
    1. Описание предмета.
    2. Атрибуция
    3. Надписи, подписи, печати, клейма.
    4. История создания и бытования
    5. Выставки
    6. Библиография
    7. Различные рубрикации и классификации, например, персоналии или тематические рубрики. Здесь возможен неограниченный набор параметров, соответствующий специфике музея или конкретной коллекции.
   
    VI. Специальный учет.
   
    1. Номер по книге спец. учета
    2. Акты ювелирной экспертизы
    3. Описание драгоценных металлов
    4. Описание драгоценных камней.