АДИТ'98. Тезисы доклада

Е.Л.Кощеева,
главный инженер проекта
Ю.М.Лошак,
главный инженер проекта
М.Я.Тумин,
инженер-программист
ОАО "Альт-Софт"

Проблемы создания музейной информационной системы

Введение

ОАО "Альт-Софт" с 1991 года занимается разработкой, внедрением и сопровождением комплексной автоматизированной музейной информационной системы КАМИС. Система работает в 25 музеях России – от небольших городских краеведческих музеев до всемирно известных Государственного Русского музея, Третьяковской галереи, Владимиро-Суздальского музея-заповедника. Настраивая систему, приспосабливая ее к требованиям очередного музея, мы все глубже погружались в сложности музейного информационного хозяйства, сопоставляли организацию работы в различных музеях, сталкивались с новыми задачами и проблемами.

Задачи музейной компьютеризации

Приступая к автоматизации музейной деятельности необходимо, прежде всего, определить цели и очертить круг задач, которые могут быть решены с помощью компьютерной техники.

Автоматизация трудоемких ручных процедур, связанных с подготовкой документов
1. Учетно-хранительская работа:

    • регистрация новых поступлений в фонды музея;
    • оформление движения музейных предметов;
    • прием на временное хранение и возврат владельцам;
    • исключение музейных предметов из учетной документации;
    • составление топографических описей;
    • ведение различных картотек;
    • проведение сверок.
2. Реставрационная деятельность
    • ведение картотек сохранности
    • составление реставрационных паспортов.
3. Научная работа
    • составление научных описаний и ведение инвентарных книг;
    • подготовка каталогов;
    • анализ коллекции, подбор и подготовка материалов для публикаций и выступлений;
4. Выставочная и экспозиционная работа
    • подбор экспонатов для выставок
    • подготовка выставочных каталогов и сопроводительной документации;

Создание сводного каталога музейных собраний
  1. В рамках одного музея
  2. На региональном уровне
  3. На федеральном уровне - создание государственного каталога музейных ценностей

Пропаганда музейных коллекций
  1. Подготовка публикаций
  2. Создание мультимедийных компакт-дисков
  3. Подготовка Интернет-сайтов
  4. Разработка интерактивных систем для посетителей

Все перечисленные задачи тесно связаны между собой. Первичное описание музейного предмета дополняется на этапе регистрации сведениями из учетных документов (информацией об источнике поступления, учетными номерами, развернутым описанием и т.п.). В последующем, на этапе научной обработки вносятся данные об истории бытования и литературных источниках, уточняется атрибуция. При подготовке выставок и публикаций, информация о произведениях пополняется и развивается. Оформление выставочных документов дополняет сведения об экспонировании, а реставрационных - данные о сохранности.
Однако все эти сведения зачастую хранятся в различных местах, многократно дублируются и нередко противоречат друг другу. Включение компьютеров в качестве электронных пишущих машинок в отдельные звенья этого процесса лишь несколько облегчает подготовку отдельных документов. Только создание комплексной информационной технологии, обеспечивающей реализацию основных операций на единой музейной базе данных, организующей и упорядочивающей все процессы подготовки документов, способно дать реальную экономию трудозатрат и привести к созданию сводного каталога музейного собрания. Из созданной коллективными усилиями базы данных коллекции формируются материалы для публикаций, необходимые данные могут быть переданы в региональные и федеральные информационные центры, а также представлены в Интернет.

Проблемы автоматизации

Создание комплексной автоматизированной информационной системы, охватывающей различные виды деятельности целой организации и объединяющей десятки сотрудников, сложный и трудоемкий процесс. Однако ряд проблем присущ именно информатизации музеев.
Прежде всего, это слабая структурированность музейной информации, разнообразие подходов к описанию экспонатов, отсутствие стандартов, тезаурусов, методик. Да и сами музея различаются по профилю, составу коллекций, сложившимся традициям. Зачастую сотрудники соседних отделов одного музея по-разному составляют компьютерную карточку описания музейного предмета.
Наш опыт работы с музеями показал, что, опираясь на единую инструкцию по учету и хранению, музеи применяют различные технологии учета, бланки учетных документов.
Еще одна проблема - отсутствие специалистов по музейной информатике. Ни одно учебное заведение России не занимается подготовкой специалистов данного профиля. В большинстве музеев нет отделов информатики, но и там где они есть, их сотрудники занимаются в большей степени техническими, а не информационными проблемами.

Что является залогом успеха

Главным условием успеха компьютеризации в музее, на наш взгляд, является осознание руководством значимости данного направления, необходимости отнесения его к числу приоритетных и выделении необходимого финансирования.
Важную роль в процессе автоматизации играет служба информационного обеспечения. В зависимости от размеров музея она может состоять из одного или нескольких отделов или, в небольших организациях, из одного специалиста. В задачи этой службы входит подбор и закупка технических и программных средств, определение требований к разработчикам, участие в процессе внедрения, организация эффективной эксплуатации и определение стратегии развития автоматизированных систем, обучение пользователей, подготовка электронных и печатных изданий, создание банка изображений и т.п.
Существенен и состав технических средств. Начинать можно и с одного компьютера, но для успешного функционирования системы необходимо, чтобы в каждом отделе был по крайней мере один компьютер. В больших музеях целесообразно, чтобы в отделе учета было по компьютеру на каждый участок учета. Для создания банка изображений необходимо автоматизированное рабочее место по их подготовке, включающее кроме компьютера сканер, видеокамеру и устройство ввода видеосигнала. Подготовка малотиражных изданий, буклетов, этикеток и т.п. может осуществляться на том же рабочем месте или на отдельном настольном издательском комплексе. Наличие сети весьма желательно, однако на первом этапе не обязательно.

Как осуществляется компьютеризация музея

Создание музейной информационной системы может идти двумя различными путями

    • разработка системы силами своих или привлеченных специалистов
    • приобретение готовой системы и ее настройка или доработка.

Опыт показывает, что в настоящее время первый вариант является гораздо более дорогостоящим и не обеспечивает динамичного развития системы, ее соответствия современному уровню развития технических и программных средств.
При выборе второго варианта работы осуществляются в следующем порядке:
  1. Обследование подразделений музея. В зависимости от размеров музея оно занимает от нескольких дней до нескольких недель.
  2. Подготовка Технического задания и доработка системы(только для больших музеев).
  3. Настройка системы
  4. Обучение пользователей.

В небольших и средних музеях указанный процесс занимает от 7 до 15 дней. В больших - от нескольких месяцев до нескольких лет в зависимости от масштабов поставленных задач и объемов финансирования.

Авторская справка

Кощеева Елена Львовна - главный инженер проекта, ОАО "Альт-Софт", разработчик Комплексной автоматизированной музейной информационной системы КАМИС. Разработка, внедрение и сопровождение системы КАМИС в 25 музеях России.
Лошак Юрий Маркович - главный инженер проекта, ОАО "Альт-Софт", разработчик Комплексной автоматизированной музейной информационной системы КАМИС. Разработка, внедрение и сопровождение системы КАМИС в 25 музеях России.
Тумин Марк Яковлевич - ведущий инженер-программист, ОАО "Альт-Софт", разработчик Комплексной автоматизированной музейной информационной системы КАМИС. Разработка, внедрение и сопровождение системы в 11 музеях России.