Введение

Стремительное развитие информационных технологий позволяет сегодня автоматизировать практически все сферы деятельности. Автоматизация не обошла организации и учреждения культуры.

В настоящем докладе затрагиваются вопросы, касающиеся автоматизации основных процедур реализации билетов и услуг организациями и учреждениями культуры.
В настоящее время имеется техническая и программная база для полной автоматизации процесса реализации билетов и услуг организациями и учреждениями культуры. Сегодня автоматизированные системы продажи билетов установлены в десятках кинотеатров, в нескольких театрах, и в крупнейших музеях России.

Но с применением автоматизированных систем должны изменятся и процедуры ведение билетного хозяйства. К сожалению, законодательная база сегодня не успевает отслеживать все новшества, привносимые быстрым развитием техники и информационных технологий, и на этом фоне возможны различные злоупотребления. Инвесторы быстро реагируют на наличие бреши в законодательстве и моментально направляют свои усилия в этом направлении. Примером этому может послужить автоматизированная система продажи билетов, которая сегодня вводиться дирекцией театрально - зрелищных касс (ДТЗК) при непосредственном содействии комитета по культуре Санкт-Петербурга. Без проведения тендера инвестор назначил фирму для реализации проекта. Основным аргументом являлось заявление о том, что инвестор все делает за свой счет , а возврат инвестиций будет осуществляться за счет рекламы, размещенной на билете. При таком подходе инвестор может диктовать свои правила, что сейчас и происходит. Разработано свое положение о порядке реализации билетов. Оказывается, сегодня это может делать любой владелец системы. Введен единый билет, на котором размещена только реклама инвестора. Введены свои правила учета бланков. После внедрения этой системы можно смело сказать, что бюджеты театров от этого только потеряют, т.к. система с финансовой точки зрения абсолютно не контролируема.
Поэтому, настало время, когда автоматизацию всех организаций и учреждений культуры необходимо проводить централизовано и на основе единых подходов и стандартов. Это связано, с одной стороны, с появлением множества программных продуктов кустарного происхождения, а с другой стороны, той свободой, которую получили организации и учреждения культуры после появления федерального закона о лицензировании отдельных видов деятельности (№128-ФЗ). Этот закон позволяет организациям и учреждениям культуры заказывать бланки строгой отчетности в любой организации, т.к. теперь на данный вид деятельности (изготовление бланков строгой отчетности) лицензии не требуется.

Появление множества программных продуктов, претендующих на применение для автоматизации продажи билетов и услуг, может привести к разнообразию подходов по ведению билетного хозяйства на отдельных объектах, при которых будет достаточно легко скрыть все злоупотребления. А если к этому добавить возможность заказа бланков строй отчетности в любом количестве и в любой организации, предоставляющей данные услуги, то это может привести к значительным потерям собираемых средств.
В данном докладе затрагиваются только вопросы деятельности организаций и учреждений культуры касающиеся автоматизации продажи билетов и различного вида услуг и ведения полной финансовой и статистической отчетности для указанной сферы применения.

Необходимо рассматривать данную проблему в следующих аспектах:
I. Законодательном
II. Процедурном
III. Техническом

I. Законодательный аспект

Наличие законодательной базы сегодня необходимо. При этом может использоваться уже существующая законодательная база и разрабатываться новые положения, касающиеся только организаций и учреждений культуры.

Учитывая длительность прохождения новых законов нет необходимости в ожидании их появления, а достаточно воспользоваться теми законами, которые сегодня действуют. Так, для того чтобы избежать работы с бланками строгой отчетности, необходимо потребовать реализацию всех услуг, в том числе и билетов, выполнять через фискальные автоматизированные кассовые аппараты. ( Закон об обязательном применении ККМ при расчете с населением действует с 1993 года). Технические средства автоматизированных систем сегодня позволяют выполнять продажу билетов и услуг через фискальные аппараты. В этом случае билет теряет статус бланка строгой отчетности и становится для покупателя лишь информационным документом. Финансовым же документом для покупателя становится чек, выдаваемый ему при покупке билета, а для финансовой службы организации или учреждения культуры - контрольный чек, который по окончании смены сдается кассиром в финансовую службу в форме контрольной ленты. Чек должен содержать всю необходимую информацию согласно закону о применении ККМ.

Применение ККМ позволит упростить и сделать едиными процедуры контроля и отчетности и даст возможность организации использовать билеты, абонементы, экскурсионные путевки и другие документы произвольной, индивидуальной для каждой организации, формы. Покупатель билета или услуги должен быть информирован об обязательной выдаче ему чека вместе с билетом или другим документом, описывающим вид предоставляемой услуги, т.к. при возврате отдельно эти два документа приниматься не должны.

II. Процедурный аспект

При автоматизации организаций и учреждений культуры необходимо учитывать следующие положения, которые позволяют сохранять самостоятельность и индивидуальность самого объекта:
1) Глобальную автоматизацию следует начинать с автоматизации объекта;
2) Владельцем набора услуг по каждой организации является сама организация
3) Никто не может воспользоваться набором услуг без санкции самой организации;
4) Каждая организация и учреждение культуры могут иметь свой собственный уникальный дизайн бланка билета, абонемента, экскурсионной путевки и других документов;
5) При возможной интеграции организаций и учреждений культуры в единую сеть реализации услуг, каждая организация или учреждение культуры самостоятельно решает какой набор услуг будет представлен ими на центральном Web-узле.
6) Комбинированный набор услуг образуется путем слияния услуг, предоставляемых отдельными организациями и учреждениями культуры на добровольной основе.
7) Ограниченный набор услуг организации или учреждения культуры представлен в общем наборе заранее оговоренной частью и может быть востребован дополнительно по заявкам потребителей услуг.
8) Потребители желающие посетить тот или иной культурный объект должны иметь возможность заказать имеющиеся в свободной продаже билеты и услуги или сделать заявку на будущее с возможностью оплаты их и получения документа на право использования приобретенных услуг.
9) В качестве потребителей могут выступать как физические лица, так и организации различного профиля.

Для централизованной автоматизации объектов культуры необходимо выполнить ряд процедур, а именно:
1) сформировать основные требования к системам автоматизированной продажи билетов и услуг в зависимости от вида деятельности организации или учреждения культуры;
2) провести сертификацию программных продуктов, используемых сегодня в данной сфере;
3) определить программные продукты, разрешенные к применению для организаций и учреждений культуры федерального подчинения и местного подчинения;
4) сформировать план оснащения всех организаций и учреждений культуры средствами автоматизации и определить источники финансирования (отдельная статья расходов на эти нужды).
5) подготовить постановление правительства об обязательной сертификации всех программных продуктов используемых для автоматизации организаций и учреждений культуры.
6) выйти с предложением в Государственную Думу о внесении изменений в закон «О ПРИМЕНЕНИИ КОНТРОЛЬНО-КАССОВЫХ МАШИН ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ С НАСЕЛЕНИЕМ» в части обязательного применения контрольно-кассовых машин (фискальных средств регистрации) при продаже билетов населению на культурно-массовые и спортивные мероприятия.
7) выпустить приказ по Министерству культуры, который будет обязывать все организации и учреждения культуры перейти на новый автоматизированный способ ведения билетного хозяйства с возможностью полного автоматизированного контроля за реализацией билетов и услуг.

III.Технический аспект

При автоматизации ведения билетного хозяйства в организациях и учреждениях культуры автоматизации должны подлежать следующие виды деятельности:
1. Формирование и планирование набора услуг с ограничением по времени и количеству посещений (сеансовое посещение);
2. Формирование и планирование набора услуг без ограничения по времени и количеству посещений;
3. Расценка набора услуг;
4. Создание и редактирование макетов документов на право использования услуги;
5. Планирование научно-просветительской деятельности;
6. Учет всех заявок;
7. Учет всех клиентов;
8. Ведение договоров;
9. Персональная работа с физическими лицами;
10. Фискализация процедур реализации билетов и услуг;
11. Реализация билетов и услуг за наличный расчет через кассы объекта;
12. Реализация билетов и услуг за наличный расчет через удаленные кассы;
13. Реализация билетов и услуг по банковским кредитным картам;
14. Реализация билетов и услуг по безналичному расчету на договорной основе;
15. Реализация билетов и услуг по Интернет;
16. Реализация услуг в форме абонементного обслуживания;
17. Реализация услуг с экскурсионным обслуживанием;
18. Реализация печатной и сувенирной продукции;
19. Финансовый учет за всеми видами реализации билетов и услуг;
20. Учет всех форм документов;
21. Финансовый учет экскурсионного обслуживания;
22. Финансовая отчетность;
23. Статистическая отчетность;
24. Контроль прохода посетителей по документам, реализованным в рамках системы;
25. Интеграция билетной системы с системами обеспечения безопасности объекта (контроль доступа, видеонаблюдение, защита от краж и др.);
Для территориально-распределенных объектов или для группы объектов в рамках договорной кооперации:
26. Создание и редактирование маршрутов со всеми видами и формами реализации услуг;
При наличии киноконцертных залов:
27. Создание и редактирование схемы зала;
28. Распоясовка зала;
29. Планирование мероприятий для зала;
30. Расценка;
31. Фондирование;
32. Прием заявок и бронирование;
33. Реализация по безналичному расчету;
34. Реализация билетов за наличный расчет через фискальную кассу;
35. Финансовый учет;
36. Финансовая и статистическая отчетность.

Обобщая подлежащие автоматизации, перечисленные выше, виды деятельности, можно выделить основные этапы, охватываемые автоматизацией:
1) Планирование;
2) Реализация;
3) Регистрация оказания услуг;
4) Финансовый учет и отчетность;
На этапе планирования выполняются основные подготовительные функции по формированию набора услуг для последующей реализации.
На этапе реализации выполняются функции по приему заявок, формированию заказов , резервированию и бронированию и непосредственно продажи.
На этапе регистрации выполняются функции по фиксации факта востребования услуги. Фиксация факта востребования услуги (сейчас вручную отрывается контрольный корешок билета, который просто выбрасывается) должна выполняться автоматизированными средствами регистрации.
Автоматизация финансового учета и отчетности должна обеспечивать единообразие методов реализации билетов и всех услуг для всех организаций и учреждений культуры и обеспечивать интеграцию с используемыми программами бухгалтерского учета.

Автоматизированная система реализации билетов и услуг должна включать:
· локальный сервер;
· автоматизированные рабочие места различного назначения;
· автоматизированные фискальные кассы;
· средства регистрации оказания услуг;
· коммуникационные средства;
· WEB узел объекта.

Сегодня в России существует система, которая охватывает автоматизацией все перечисленные выше деятельности и отвечает всем перечисленным в настоящем докладе требованиям. Система разработки ООО «ИнфоТех» сегодня эксплуатируется в четырех крупнейших музеях России – в ГИКМЗ «Московский Кремль», в Государственной Третьяковской галерее, в Государственном Эрмитаже и в Государственном Русском музее.
Система может настаиваться под любой объект (большой, средний , малый).
Мы готовы первыми провести сертификацию своей системы, но для этого необходимо выполнить следующее:
1) Разработать общие технические требования к таким системам;
2) Определить организацию, на которую будут возложены функции по сертификации программных продуктов для организаций и учреждений культуры;
3) Разработать процедуры прохождения сертификации
4) Определить показатели качества программного обеспечения
5) Разработать методику проведения экспертизы

Заключение
Очевидно, что предложения, выдвинутые в данном докладе, действительно актуальны сегодня и наискорейшая реализация их позволит перейти к цивилизованным методам работы в области автоматизации ведения билетного хозяйства организаций и учреждений культуры.

Для ускорения этого переходного процесса предлагаем:
1) Разработать положение об обязательной сертификации программных продуктов и автоматизированных систем, применяемых в организациях и учреждениях культуры, и ввести его Постановлением правительства РФ;
2) Сертификацию программных продуктов возложить на ГИВЦ Министерства культуры, для чего создать испытательную лабораторию по сертификации программного обеспечения (ПО) автоматизированных систем и получить лицензию на данный вид деятельности;
3) Разработку требований к системам и определение показателей качества ПО провести с привлечением разработчиков действующих систем и пользователей этих систем.
4) В первую очередь провести сертификацию действующих систем; При несоответствии требованиям и показателям качества обязать организацию, эксплуатирующую данный продукт, заменить или привести продукт в соответствие с требованиями.
5) Организациям и учреждениям культуры впредь применять только сертифицированное ПО автоматизированных систем;
6) Приказом по Министерству культуры обязать все объекты федерального подчинения перейти на новую технологию ведения билетного хозяйства.
7) Обязать организации и учреждения культуры местного подчинения к применению только сертифицированных автоматизированных билетных систем для ведения билетного хозяйства с рекомендацией по применению конкретной сертифицированной системы, уже апробированной на практике.