Постановка задачи на СЭД.

Требования на СЭД:
1. Необходимо разработать систему делопроизводства, охватывающую всю деятельность ГИМ.
2. СЭД должна соответствовать как международным так и национальным стандартам в областях передачи, поиска и безопасности информации.
3. Архитектура СЭД должна гарантировать безопасность и сохранность данных.
4. Правомочный доступ к системе дожен быть легко осуществиляем по всем каналам связи.
5. В состав системы должны входить только открытые коды.
6. Интерфейс системы должен быть дружественным для пользователя.

Данная СЭД задумана как часть будущей структуры взаимосвязанных электронных документопотоков между филиалами, музеями-партнёрами, Министерством Культуры и другими организациями, контрагентами документопотоков ГИМ, находящимися как в ближнем, так и в дальнем зарубежье.
Требование гарантированности на разработку СЭД обеспечивает возможность разрешения юридических споров между организациями и учреждениями, участвующими в любом из документопотоков Системы.
Необходимость реализации различных методов работы с документами выражается в требовани о способности системы предоставлять правомочный доступ по всем каналам связи. Предполагается заложить возможность удалённой работы с документами различных типов пользователей, доступ которых определяется их функционалом.
OpenSource – это страгтегия разработки програмного обеспечения ГИМ, которая отражается и на данном проекте: все программы, а также их части и модули, используемые в проекте, должны иметь соответствующие им коды какого-либо языка программирования, с помощью которых, при соблюдении всех необходимых условий, можно создать все рабочие файлы проекта.

Условия реализации СЭД

Конкретные условия реализации СЭД – это состояние ПО ГИМ. В данный момент, на ряду с полностью неавтоматизированными областями делопроизводства, в ГИМ функционирует 7 разрозненных систем учёта и документооборота; ещё 2 проекта находятся на стадии разработки. Данные системы не обеспечены модулями обмена процессами с другими системами делопроизводства, каждая из них, хотя и разработана с помощью стандартизованного инструментария, использует свои собственные схемы управления внутренними процессами.
В таких условиях разработка единой системы делопроизводства отягащяется необходимостью выработки общих согласованных требований на стандарты загрузки/выгрузки данных и управления внутренними процессами систем. Это не всегда возможно.

Пути реализации СЭД

На базе существующего програмного обеспечения ГИМ вариантом создания единой СЭД является иинтеграция действующих разрозненных систем в единую систему делопроизводства.
Основной задачей является разработка универсального настраиваемого модуля интеграции, применимого к любым системам делопроизводства, а также програмного обеспечения, управляющего всеми документопотоками от модулей интеграции и реализующего функции электронного документооборота на неавтоматизированных участках делопроизводства.