Одной из наиболее сложных для музеев проблем настоящего времени является приведение в порядок существующей учётной документации. Очевидно, что налаживание порядка в музейном учёте осложняется неотрегулированностью нормативных документов, их зачастую декларативным характером.
В докладе рассматривается один из основных учётных документов – электронный Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации, порядок его организации и включения в него музейных предметов и музейных коллекций.

Согласно ФЗ от 24.04.1996 «О Музейном фонде РФ и музеях в РФ», «музейные предметы и музейные коллекции считаются включенными в состав Музейного фонда РФ со дня регистрации соответствующего факта в Государственном каталоге Музейного фонда РФ», порядок формирования и структура которого регламентируются Положением о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации (1998).

В соответствии с Положением предполагалось, что ведение Государственного каталога должно осуществляться Минкультуры России на основе документации собственников музейных предметов или музеев, в оперативном управлении которых они находятся. Сведения о предметах предполагалось заносить в электронный Государственный каталог после принятия решения о включении этих предметов в состав Музейного фонда.
Информацию планировалось собирать на бумажных и электронных носителях с каждого музея или организации. Тем самым предлагалась довольно громоздкая схема сбора информации заведомо различной степени полноты и способов описания, с привлечением значительного числа операторов.
Положение определяло только два раздела Государственного каталога – собственно каталог музейных предметов и музейных коллекций и – реестр сделок в отношении музейных предметов и музейных коллекций.

Положение не учитывало существующие в музеях реалии и достижения.
К моменту его утверждения во многих музеях уже функционировали внутримузейные учётные системы. Проблема взаимодействия таких систем и Государственного каталога Положением не рассматривалась.
В среде музейных сотрудников к середине 90-х существовало ясное осознание необходимости выработки общих стандартов описания музейных предметов, а также разработки единых тезаурусов. Очевидно, что формирование Государственного каталога могло ускорить выработку стандартов, однако проблема единообразия представляемой информации Положением не рассматривалась, равно не предусматривался в структуре Государственного каталога и раздел единых справочников и тезаурусов.

За прошедшие с момента утверждения Положения четыре года Государственный каталог создаваться в принципе не начал, не подготавливается и материальная база для его формирования.

В равной мере не был реализован аналог электронного Государственного каталога – проект Министерства культуры РФ «Искусство в России» (1996). Были начаты работы по созданию программного обеспечения, но механизм сбора информации, способный работать, предложен не был.

Не внесла за время своего осуществления сколько-нибудь заметных изменений в процесс и утвержденная в 2001 году Федеральная целевая программа «Культура России (2001-2005 годы)». В программе был провозглашен «принципиально новый уровень использования в культурной деятельности информационных технологий», что должно было позволить «обеспечить реальный доступ всех граждан страны к объектам культурного наследия страны путем размещения текстовой и визуальной информации о них в информационных сетях и на электронных носителях». Программа планировала в том числе сбор и обработку актуальной информации в режиме реального времени; создание систем оперативных коммуникаций и интегрированной системы технической поддержки; стандартизацию на федеральном уровне отраслевых информационных ресурсов; формирование и поддержание федеральных Баз данных в сфере культуры, создание технических и организационных условий для их объединения в единую систему; представление информационных ресурсов отрасли в мировых информационных сетях. Предполагалось начать работы по ведению Государственного каталога, предполагающего «организацию ведения Базы Данных Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации в музеях 5 регионов ежегодно с обеспечением к 2005 году ввода в Базу Данных не менее 1,5 млн. описаний музейных предметов».
Фактически Программа уточнила механизм формирования Государственного каталога с учётом последних достижений.
Электронный Государственный каталог Музейного фонда РФ должен быть распределенной базой данных с единым стандартом описания музейных предметов и музейных коллекций, а также их изображений, формирующейся из региональных сводных БД музеев как в режиме on-line (например, протоколы FTP/HTTP), так и в режиме off-line (на оптических носителях) и иметь Web-версию для размещения в Интернет.
Государственный каталог должен содержать базу данных по внемузейному движению музейных предметов и коллекций, а также снабжаться общими справочниками.
Очевидно, что Каталог должен иметь несколько уровней доступа: гость (просмотр информации, с возможностью поиска в Web-варианте), клиент (музей или организация, в оперативном управлении которой находится предмет иди коллекция – корректировка, дополнение «своих» записей), администратор Государственного каталога (полный доступ).
После принятия Минкультуры решения о включении музейного предмета или музейной коллекции в Музейный фонд Российской Федерации запись об этом предмете или коллекции маркируется Администратором и попадает в Государственный каталог.
К началу формирования бюджета третьего года Программы создание каталога не начато.

В подавляющем большинстве случаев автоматизация учёта, модернизация техники, обновление программ происходят в музеях за счёт собственных средств или выигранных по конкурсу грантов. По инициативе самих музеев создаются как внутримузейные, так и межмузейные базы данных.

К 2000 музеи с небольшими коллекциями вплотную подошли к возможности полного соответствия количества записей в базе данных реальному числу предметов основного фонда; существуют музеи с 100% заполнением БД. Очевидно, что при неполной заполненности БД в музеях в первую очередь фиксируется информация о наиболее изученных, чаще других участвующих в движении фондов, т.е. экспозициях и выставках, музейных предметах и коллекциях, тем самым заполняется информация о самых значимых для конкретного музея предметах. Некоторые музеи имеют практически полное представление своих коллекций в Интернет.
В 2000-2001 году по инициативе АДИТ несколькими творческими группами были разработаны стандарты описаний различных типов памятников историко-культурного наследия, в том числе для музейных предметов.
Достигли логического завершения работы по стандартам изображений музейных предметов: на основе принятого Международной организацией по стандартизации стандарта ISO-10918 создаётся Охранный видеографический банк данных в Государственном историческом музее, этот же стандарт интегрирован в состав программного обеспечения всех версий КАМИС (разработка ОАО «Альт-Софт»).

На основе выработанных стандартов описаний предметов и изображений стало реальным формирование сводных баз данных нескольких музеев.
В 2000-2001 в рамках выполнения проекта Рыбинского музея-заповедника «Шедевры российских музеев - XXI веку» фирмой «Альт-Софт» завершены работы по созданию технологии объединения баз данных всех пользователей КАМИС, разработан программный механизм осуществления запросов через Интернет к сводной базе данных музеев-участников проекта. Воплощением этих работ стал действующий сайт «Из собраний музеев России», по его Web-адресу называемый также Collections.

В 2001 году технология Collections легла в основу созданной сводной базы данных государственных музеев Ярославской области. Вероятно использование технологии Collections и в других регионах страны.
Сводная БД ярославских музеев, размещенная на серверах Ярославского государственного университета, сформирована из внутримузейных баз шести государственных музеев, использующих КАМИС. Для музеев, имеющих устойчивые каналы связи, возможен сбор информации в режиме реального времени, остальные предоставляют информацию на оптических носителях. Центром НИТ ЯрГУ подготовлен механизм пополнения сводной базы данных ярославских музеев и из внутримузейной БД Ярославского музея-заповедника (использует «АС-Музей») на основе общих стандартов описания.
В настоящий момент сводная база данных ярославских музеев включает описания небольшой части музейных собраний Ярославской области (порядка 15%), ещё меньше содержится в ней изображений. БД пополняется постоянно, хотя и неравномерно: некоторые музеи уже сейчас представляют практически все хранимые ими предметы, другие – лишь небольшую часть. Это связано с заполненностью внутримузейных баз данных, а также с различной численностью музейных собраний. Полное соответствие состава сводной базы данных музейным собраниям – это только вопрос времени.

Технология Collections уже сейчас позволяет создавать узлы будущей сводной базы данных музеев России. Часть работ по организации электронного Государственного каталога Музейного фонда РФ выполнена: разработаны и опробованы стандарты, механизм формирования сводной базы, сбор и актуализация информации, использования Web-версии сводной БД.