Процесс внедрения любой системы автоматизации в библиотеках можно рассматривать с разных сторон. Во-первых, это административная составляющая; она, пожалуй, самая важная на этапе выбора программного обеспечения и создания технологического взаимодействия пользователей системы. Во-вторых, это профессиональная составляющая, та самая, что позволяет комфортно работать в этой программе человеку, труд которого автоматизируется. И треть я составляющая – это пользователь библиотечных ресурсов, тот человек, который получает библиографическую информацию на выходе всей автоматизированной цепочки.

Процесс освоения программного обеспечения «ИРБИС» для автоматизация библиотеки нашего музея начался в мае 2000 года с версии MS Windows в составе 3 АРМ («Администратор», «Читатель» и «Каталогизатор»). Учитывая отсутствие некоторых библиотечных услуг (например, выдача книг на дом «посторонним» читателям), и наличие некоторых специфических читательских потребностей, привели к заключению, что для автоматизации библиотеки музея достаточно именно данных «АРМ».

Система «ИРБИС» ориентирована на работу в локальных вычислительных сетях любого типа без ограничения количества пользователей. Это позволяет осуществлять доступ к библиотечным ресурсам сотруднику каждого отдела музея со своего рабочего места, что существенно экономит время как сотрудников музея, так и сотрудников библиотеки.

Система «ИРБИС» полностью совместима с международными форматами UNIMARC и USMARC на основе средств двухсторонней конверсии данных. Этот аспект очень важен, так как большинство библиотек в Самаре используют АИБС «МАРК», и вопрос конверсии данных очень актуален.

Система позволяет создавать и поддерживать любое количество баз данных, составляющих Электронный каталог или представляющих собой проблемно-ориентированные базы данных. Вариант АИБС, используемый в нашей библиотеке, позволяет создавать ЭК до 25 000 библиографических записей. Количественный состав фонда библиотеки нашего музея – 37 000 экземпляров. Поэтому на данном этапе возможности АИБС представляются вполне достаточными. Решено было не создавать отдельных проблемно-ориентированных БД, а вносить все сведения в Электронный каталог, так как система предлагает технологию автоматического формирования словарей, на основе которых реализуется быстрый поиск по любым элементам описания и их сочетаниям. Эта функция в значительной мере облегчает выполнение запросов читателях о персоналиях, которые довольно часто встречаются именно в библиотеке исторического музея. В перспективе планируется создание БД «Периодические издания», «Фонд редкой книги» и «Фонд обмена».

Средства каталогизации позволяют обрабатывать и описывать любые виды изданий, включая нетрадиционные, которые хранятся в фонде музейной библиотеки: картографический материалы, буклеты, афиши, открытки - то, что называют «эфемерными материалами». Но тем не менее, данный вид печатной продукции имеет большую информационную ценность. Как показала практика, предусмотренный авторами «ИРБИСа» набор элементов (подполей) описания некоторых видов изданий не всегда бывает достаточным в работе с запросами пользователей, но система обладает широкими возможностями для адаптации ее к условиям работы конкретной библиотеки. При установке системы может производиться ее настройка в соответствии со специфическими требованиями пользователя – начиная со структуры библиографического описания и заканчивая пользовательскими режимами работы. Были введены для библиографического описания такие подполя, как «Открытки», «Буклеты», «Афиши».

Каталожные записи снабжены аннотациями, что позволяет читателям лучше ориентироваться в содержании источника, но при этом возникают и некоторые трудности: например, поле «ключевые слова». В зарубежной литературе принято указывать ключевые слова прямо в книге, чего пока нет в отечественных изданиях. Если где-то и имеются словари ключевых слов, то нам пока об этом не известно. Ввод ключевых слов системой по собственному усмотрению ведет к некоторой перегруженности поискового словаря и, как следствие, замедлению поиска в каталоге.

Преимуществом АИБС «ИРБИС» является большой набор сервисных средств, обеспечивающих удобство и наглядность пользовательских интерфейсов, упрощающих процесс ввода и дублирование информации. Система выдает сообщение о дублетности сразу после введения автора или заглавия.

На данный момент электронный каталог библиотеки музея насчитывает
4 700 библиографических записей.