Приведены примеры использования Чувашским государственным художественным музеем программы «АС-МУЗЕЙ-2» в ведении учетной документации, а также в автоматизации иных форм музейной деятельности.

Чувашский государственный художественный музей начал осваивать автоматизированный учет фондов с 1992 г., когда Министерством культуры России была централизованно поставлена во многие музеи программа «АС-МУЗЕЙ». С помощью этой программы ЧГХМ сформировал базу данных основной части своей коллекции. Но программа «АС-МУЗЕЙ» была рассчитана только лишь на вторичный учет и не вполне удовлетворяла потребностям учетной деятельности музея.

С 1997 г. ЧГХМ перешел на программу «АС-МУЗЕЙ-2». Эта программа позволяет осуществлять все функции учета фондов с выводом всей необходимой документации в Microsoft Word. Среди функций, предоставляемых этим программным продуктом, ЧГХМ активно использует следующие:

1. Первичный учет
- прием экспонатов на выставки (во временное пользование) с формированием и распечаткой актов;
- возврат предметов с выставок с распечаткой актов возврата;
- прием произведений на постоянное хранение с формированием и распечаткой протоколов фондово-закупочной комиссии и актов на материально-ответственное хранение;
- печать Книги поступлений.

2. Вторичный учет:
- ведение электронного научного паспорта предмета (заполняются 2-3 экранных бланка в зависимости от типа источни-ка);
- распечатка инвентарных книг;
- движение фондов (формирование и распечатка актов выдачи и возврата внутримузейных и внемузейных выставок);

3. Дополнительные функции:
- формирование различных каталогов, в том числе с изображениями;
- проведение сверки;
- статистическая отчетность (справка по форме 8-НК);
- формирование и распечатка актов на изменение сохранности предметов в связи с проведенной реставрацией или иными причинами.

Быстрота удовлетворения запросов пользователей в программе «АС-МУЗЕЙ-2» позволила ЧГХМ отказаться от дополнительного ведения топографических и тематических карточек, а также карточек научных описаний и паспортов на бумажных носителях.

Большим достоинством «АС-МУЗЕЙ-2» является стандартная форма классификации, учитывающая особенности описания различных видов и типов источников и отвечающая требованиям инструкции по учету и хранению музейных предметов. Научным сотрудникам нет нуж-ды обращаться каждый раз к инструкции или иным нормативным документам по описанию экспонатов. Например, ЧГХМ, как музей изобрази-тельного искусства, собирает предметы этого профиля. Но при пополне-нии основного фонда иными типами и видами источников (например, археологическими и письменными) программа автоматически выводит соответствующий экранный бланк. Детально разработанная система «подсказок», а также возможность самому пользователю ввести нужную ему подсказку обеспечивают правильность ведения учетной документации.

Одним из преимуществ этой программы является коллективный опыт музеев, среди которых различаются изобразительные, этнографические, театральные, технические. На наш взгляд, существуют два вида пользователей, которых условно можно назвать «приспособленцы» и «педанты». И те, и другие необходимы для развития и совершенствования автоматизированной системы учета. Первые приспосабливают свои потребности к особенностям программы, используя на пределе ее возможности. Вторые, восприняв наработанный опыт «приспособленцев», «требуют» приспособить программу к своим потребностям. Появление новых функций программы, в свою очередь, стимулирует «приспособленцев» для дальнейшего их освоения. Так, введение новых полей после совместной деятельности разработчиков программы и театрального музея, позволило ЧГХМ ввести дополнительную информацию о предметах театрального искусства в своей базе данных, включающую сведения о режиссерах, художниках-постановщиках и даже актеров, а также о постановках спектаклей, эскизы декораций которых входят в основной фонд ЧГХМ.

«АС-МУЗЕЙ-2» является постоянно обновляемой программой, что сказывается не только на совершенствовании методов учета, но и напрямую влияет на научную деятельность музея. Например, появление многоуровневой классификации в «АС-МУЗЕЙ-2» (тип, вид, разновидность, группа, подгруппа) в отличие от прежней, где изобразительные источники классифицировались только по жанрам и тематике, привело к мысли о создании еще двух уровней – тип композиции и вариант композиции. Первоначально ЧГХМ использовал эти дополнительные поля в классификации предметов меднолитой пластики для создания четко структурированного каталога. По ходу работы с базой данных выявилась потребность в дальнейшей классификации и других видов изобразительных источников. Такому детальному разграничению подверглись все жанры – портрет, пейзаж, натюрморт, тематическая композиция. К примеру, жанр пейзажа разделен нами по тематике на архитектурный, речной, марину, сельский и т.д. Каждая тематика имеет свои типы композиции, например, архитектурный делится на западную, восточную и русскую архитектуру. Каждый тип композиции, в свою очередь, детализирован на варианты композиции, например, русская архитектура включает города – Петербург, Москву, Загорск, Алатырь, Чебоксары и т. д. Однако последнее обновление программы с заменой этих однозначных полей привело к тому, что нарушилась соподчиненность иерархической структуры, когда высвечивались только необходимые для данной классификации поля. Но эта проблема, наверное, может быть решена в ближайшем будущем.

Данная программа позволяет вести не только базу данных изображений (причем, на один предмет их может быть несколько), но и базу данных надписей, подписей и клейм.
Дополнительные ее возможности – ведение архива музея, т.е. учет всех научных работ сотрудников музея, – позволяет использовать программу как автоматизированное рабочее место зам. директора по науке.

Не вызывает сложности введение изменений в реквизиты музея, например, при смене директора, хранителей, адреса и прочего. Каждый пользователь имеет свой пароль и право доступа к учетной информации, включающее девять уровней. Надежность сохранения информации обеспечивается также ежедневным созданием архивных копий на электронных носителях.

Почти пятилетний опыт работы ЧГХМ с программой «АС-МУЗЕЙ-2» свидетельствует о том, что эта система надежна в эксплуатации и проста в использовании.