Использование современных информационных технологий – в частности, электронного каталога и сайта - открывает перед архивом кинофотодокументов новые возможности взаимодействия с потенциальными потребителями. Наличие информации об уникальных документах архива в удаленном доступе привлекает как специалистов, так и частных лиц, интересующихся историей, архитектурой, генеалогией, фотографией. Живая история страны, представленная зрительным рядом на уникальных фотодокументах архива, используется в музеях, экспозициях, при оформлении спектаклей и фильмов, для иллюстрации изданий и различных материалов учебного процесса, при реставрации и реконструкции зданий.

Предложение открыть интернет-магазин вызвало у сотрудников архива сначала отрицательную реакцию: увеличится нагрузка на отдел использования и другие подразделения архива, увязанные в технологический процесс обслуживания посетителей и работающие в весьма напряженном ритме. Приемлемым решением оказалось:
- автоматизация этой технологической цепочки и
- привлечение специалиста для обслуживания интернет-магазина.

Информационная система "Обслуживание клиентов" разрабатывается и внедряется в Центральном Государственном архиве кинофотофонодокументов СПб. АИС является подсистемой электронного комплекса ИКАР, автоматизирующего учет и использование документов архива. Информация о документах содержится в электронном каталоге, представленном в Интернете, который архив постоянно пополняет и поддерживает.

АИС предназначена для:
- учета посетителей архива;
- работы посетителей с требованиями;
- формирования, оформления и выполнения заказов;
- обработки тематических запросов;
- выполнения внутренних работ (заявок);
- выполнения сторонних заказов на пересъемку;
- подготовки рабочих, сводных и отчетных документов, включая статистическую отчетность и анализ;
- работы интернет-магазина при архиве.

АИС участвует в автоматизации работы следующих подразделений архива:
- отдела использования (ОИ);
- отдела обеспечения сохранности (ООС);
- фотолаборатории.

АИС построена по технологии клиент-сервер. Она состоит из базы данных, размещенной на внутреннем сервере архива и автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМов столько, сколько компьютеров в перечисленных отделах, при этом они делятся на следующие типы:
- АРМ отдела использования;
- АРМ посетителя читального зала ОИ;
- АРМ отдела обеспечения сохранности;
- АРМ фотолаборатории.

Опустим подробное описание АРМов и связанной с ними технологии, отметим некоторые интересные особенности, которые выявились при разработке системы. Система не только ускоряет работу сотрудников и оберегает от ошибок, но еще и позволяет:
- повысить степень правовой защищенности как самого архива, так и его посетителей;
- облегчить работу не только удаленных, но и очных посетителей архива и повысить информационную ценность результата;
- расширить ретроконверсию;
- ввести ряд новых платных услуг для архива.

Последний момент оказался заодно и защитой от потока несерьезных "заказчиков", неминуемо связанных с работой в Интернете. Оказалось также, что специальный человек для поддержки интернет-магазина архиву … не нужен. Правильное разделение труда, когда черную работу делает машина, а белую – человек, привело к тому, что выполнением заказов и тематических запросов, поступающих по Интернету, могут заниматься те же квалифицированные специалисты, которые делают это сейчас. Справляться с большим потоком заказов и требований им позволят новые технологии поиска, оформления документов и сквозного контроля движения каждого информационного объекта, задействованного в технологическом процессе.