О проекте
Проект «Государственные автоматизированные ресурсы Томской области» (ГАИР ТО) реализуется в Томской области с 2002 года. Он осуществляется на основе Закона ТО «Об утверждении областной комплексной целевой программы формирования единого информационного пространства Томской области в 2001 – 2004 г.г.» (принят Государственной думой Томской области 21 февраля 2002 г, постановление № 54). Целью проекта является решение задач социально-экономического развития региона, повышение качества принимаемых управленческих решений за счет создания и использования областных государственных автоматизированных информационных ресурсов, использования существующих региональных информационных сетей и систем телекоммуникационных операторов, совершенствования организационно-правовых основ взаимодействия субъектов в едином информационном пространстве Томской области.
Задачи:
- развитие Томской региональной информационной сети органов власти, местного самоуправления и организаций бюджетной сферы на базе существующих сетей общего пользования в качестве телекоммуникационной инфраструктуры для формирования областных государственных автоматизированных информационных ресурсов и их интеграции в единое информационное пространство Томской области;
- разработка и внедрение информационных технологий формирования и использования областных автоматизированных информационных ресурсов
- создание нормативной правовой базы, организационных и финансовых механизмов функционирования и развития единого информационного пространства томской области.
В рамках проекта действуют рабочие группы «Право», «Недвижимость», «Население», «Предприятия», «Мониторинг социально-экономического положения муниципальных образований», «Цены», «Архив», «Недропользование», «Экология», «Библиотека», «Культурное наследие», «Музей», «Реестр АИР ТО», «Наука и образование».
Задачей рабочей группы «Музей» является автоматизация данных по музейным ресурсам Томской области, внедрение учетно-хранительских технологий в работу музеев, формирование системы доступа к музейному наследию территории.
На сегодняшний день рабочая группа провела анализ рабочих процессов в музее (основным объектом анализа для понимания этих процессов выбран Томский областной краеведческий музей), сформировала общее техническое задание, провела работу по созданию интернет-портала «Музеи Томской области». В настоящее время идет работа по занесению данных о музеях области в базу портала.

Результаты проекта – прямые и косвенные

Прямая выгода для музеев от таких проектов очевидна. Участие в них позволяет привлекать недостающие ресурсы (в данном случае это программное обеспечение, аппаратное обеспечение, каналы доступа в интернет). Так, в Томской области в рамках проекта появился интернет-портал, интегрирующий и представляющий общие сведения о музеях области, Томский областной краеведческий музей получил радиоканал для выхода в Сеть , решен вопрос об автоматизации учетно-хранительских операций в музеях ТО.
Однако, проект «ГАИР ТО» имеет некие непрямые и неочевидные результаты, которые не менее (а может и более) важны для перспектив развития музейной отрасли.
Проектом исходно была определена позиция рассмотрения музейных фондов, как специфического информационного ресурса (что отражено и в вышеупомянутом областном Законе). Это привело к весьма интересному результату – первая же попытка осмысления работы Томского областного краеведческого музея, как субъекта этого информационного ресурса показала, что в музее никто не представляет себе этот процесс – ни по существу, ни в частностях. Коллектив музея оказался сориентированным на реализацию традиционных «форм» музейной работы (собирательской, хранительской, научно-исследовательской, экспозиционной и т.д.). Эта привычная ситуация не становилась предметом специальной рефлексии. Каждый четко знал, чем занимается именно он и его отдел, при этом практически позиционировали свою деятельность как приоритетную для музея (хотя бы в модусе должного). Никто и никогда не делал попытки рассмотреть эти виды деятельности в едином смысловом горизонте.
Поэтому вопрос об основных рабочих процессах музея, использующих музейные фонды в качестве своего ресурса, породил очевидную проблемную ситуацию. Возник парадокс – все выполняли значительные объемы работ, (что отражалось на объемах годовых отчетов), но никто не мог сказать сходу – что делается в музее в целом?
Без ответа на этот вопрос оказалось невозможным формирование полноценного технического задания. Действительно, как можно поставить задачу автоматизации неких процессов, если об этих процессах ничего не известно? Поэтому стало очевидно необходимым обращение к производственному опыту ТОКМ. Здесь выяснился второй парадокс – музей интенсивно работает и взаимодействует с множеством внешних партнеров, оказывая услуги в интересах этих партнеров – но все это происходит в неком «горизонте незаметного» - проблема целостного осмысления и структурирования этого опыта просто не возникала.
Анализ этого опыта был проведен по ряду позиций – а именно:
· Определение внешних партнеров ТОКМ и их специфических интересов к музейному фонду.
· Формы и содержание удовлетворения музеем этих интересов
· Внутренних производственных процессов по удовлетворению этих интересов (действия и операции, способствующие появлению той или иной услуги для той или иной партнерской группы)
· Текущее состояние этого производственного процесса по каждой из групп услуг
· Желаемое состояние этого процесса
1. Способы и технологии приведения выявленных актуальных состояний к желаемым, Правовая, технологическая и методическая согласованность информационных ресурсов и услуг субъектов музейного процесса (
2. Доступность формируемых музейных ресурсов и услуг (экономическая , технологическая и т.д.)
3. Целевая структурированность (целенаправленность) производства услуг в соответствие с потребностью пользователей.
4. Социальная активность субъектов музейного дела по продвижению музейных ресурсов и услуг
5. Технологичность процессов музейного дела (эффективность используемых механизмов решения задач музейного дела).
6. Устойчивость музейной системы, сохранность и воспроизводимость музейных ресурсов.
1. Гибкость и развиваемость музейных технологий. возможные при доступных технологиях автоматизации и информатизации.
Итог этого процесса оказался также достаточно интересным. Рабочая группа не предложила ничего принципиально нового – но ей удалось по-новому структурировать производственный опыт музея. Были выявлены следующие устойчиво существующие партнерские группы ТОКМ:
- Научное сообщество
- Образовательное сообщество
- Организации культуры (музеи, архивы, библиотеки)
- Общественные организации (национальные, правозащитные, экологические, детские)
- Органы власти (муниципальные и государственные)
- Бизнес (издательский, туристический, народные ремесла)
- Средства массовой информации
Индивидуальные партнеры
Услуги, оказываемые этим партнерам по факту были определены следующим образом:
- Предоставление источниковой базы для исследований
- Предоставление материалов для использования в учебном процессе и образовательные услуги
- Информационный обмен и обмен опытом
- Презентационные услуги
- Консультационные и услуги и методическая помощь
- Информационное обеспечение воспитательных и идеологических задач
Досуговые и развлекательные услуги
Инвариантными видами действий и операций, необходимыми при производстве любой услуги оказались:
- Комплектование фондов (определение наличного состава фондов, выявление недостающих групп материалов, собственно комплектование)
- Обеспечение учета и хранения и реставрации фондов
Научная обработка фондов (атрибуция, научное описание)
Проблемными факторами, способными препятствовать производству этих услуг, либо, напротив, стимулировать их оказались:
- Наличие полной и достоверной информации о музейных фондах, а также о структуре и функционировании музейной системы
- Наличие эффективной системы учета и хранения музейных фондов
- Наличие четко структурированной и гибкой системы доступа к музейным фондам
- Наличие комплекса технологий, позволяющих эффективно создавать музейный продукт и музейные услуги во всех формах
- Наличие необходимой нормативно – правовой базы для создания музейного продукта и музейных услуг
- Наличие стратегий активного продвижения музейного информационного ресурса и музейных услуг
И, наконец, отсюда были определены необходимые задачи и способы их решения на путях информатизации:
- Сформировать полные и достоверные банки данных по музейным фондам, а также по структуре и функционированию музейных организаций ТО
- Создать (внедрить) автоматизированную систему учета и хранения музейных фондов
- Организовать систему доступа к музейному информационному ресурсу
- Внедрить в работу музеев современные мультимедийные, экспозиционные, издательские и интернет – технологии
- Создать современные рекламные и маркетинговые стратегии, например, использующие возможности интернета
- Создать общедоступные справочники по нормативно-правовой базе музейного дела

Критерии успешности проекта были определены так:
Полнота и достоверность информации о структуре и функционировании музейной системы, о музейных фондах ТО
· Правовая, технологическая и методическая согласованность информационных ресурсов и услуг субъектов музейного процесса (
· Доступность формируемых музейных ресурсов и услуг (экономическая , технологическая и т.д.)
· Целевая структурированность (целенаправленность) производства услуг в соответствие с потребностью пользователей.
· Социальная активность субъектов музейного дела по продвижению музейных ресурсов и услуг
· Технологичность процессов музейного дела (эффективность используемых механизмов решения задач музейного дела).
· Устойчивость музейной системы, сохранность и воспроизводимость музейных ресурсов.
· Гибкость и развиваемость музейных технологий.

Таким образом, деловые процессы в музее были осмыслены как некий единый и внутренне связанный производственный процесс. В качестве его основы рассматривается последовательность действий по производству и оказанию музейной информационной услуги.
Этот, в общем –то побочный и косвенный результат работы над проектом ГАИР ТО обладает самостоятельной ценностью. На его основе может быть скорректирована концепция музейного менеджмента, который может ориентировать свою деятельность на создание условий для максимально эффективного формирования и предложения музейных услуг.