В 2007 г. благодаря выделению средств Минкультуры Чувашии 14 музеев Чувашской Республики были оснащены «АС Музей-3». До этого многие директора музеев обращались с просьбой поставить им такую же систему, на которой работает Чувашский государственный художественный музей (ЧГХМ). Один из директоров даже написал письмо в ГИВЦ с просьбой поставить им «АС МУЗЕЙ-1», «АС-МУЗЕЙ-2», «АС-МУЗЕЙ-3» и «АС-МУЗЕЙ-4». Кстати, в то время третья версия была только в разработке.
Итак, мечта осуществилась. Прошло уже 3,5 года. Но каковы же результаты?
Надо сказать, что АИС в ЧГХМ используется с 1992 года, и перешел последовательно уже на третью версию «АС МУЗЕЙ». Здесь полностью сформирована БД фондов (около 20 тыс. ед. хр.) и вносятся в БД предметы, поступающие на временное хранение (выставки). Кроме того, имеется фонд филиала (у них своя КП). Всего около 45 тыс. записей. Фонды музея на 90% оцифрованы, в филиале – около 20%. Почти все предметы, поступающие на временное хранение, оцифровываются. Фонды и временные выставки публикуются на сайте музея.
С созданием локальной сети в 2004 г. (инициатором был директор ЧГХМ Козлов Г.В.) появилась возможность установить АИС у всех сотрудников музея. К тому же третья версия имеет более удобный и понятный интерфейс, появилось множество дополнительных информационных полей, расширилась поисковая система.
В этой связи БД используется всеми отделами музея. Наиболее востребована БД отделом хранения и отделом учета – по ведению документации. Очень активно используется БД для комплектования выставок, используется и в научной работе (статьи, атрибуция, уточнение датировок и.п.).
У директора тоже стоит АИС с БД, но он предпочитает получать информацию от сотрудников. Информация, требуемая администрацией – справочного характера. Например, на какую сумму за год были переданы Минкультом Чувашии произведения, состав фондов и т.д. Но, во всяком случае, администрация всегда может проверить данные через БД.
Минкультуры Чувашии посещает сайт и берет оттуда необходимые сведения о произведениях и художниках.
Что касается правильности, оперативности, легкости, без лишних временных затрат ведения учетной документации – то тут без АИС наши сотрудники уже не представляют своей работы. Доступность и полноценность информации, конечно же, высвобождает время. Кто как его использует – это уже другой вопрос.
Однако отдельные сотрудники старшего поколения все еще не могут самостоятельно пользоваться новыми технологиями и обращаются за помощью к владеющим БД и уже через них получают сведения. В этом смысле можно говорить о том, что АИС востребована всеми сотрудниками ЧГХМ.
Владение информацией – важная составляющая музейной работы. Это особенно важно при смене поколений. ЧГХМ отказался от каталожных и топографических карточек. АИС дала возможность просматривать фонды по любым рубрикам, в том числе и по тематике, и по авторам, и по дате создания, местонахождению и т.д. Естественно, что все каталоги на бумажных носителях не сформируешь.
В конце марта было обследовано 3 чувашских музея на предмет использования АИС.
Чувашский национальный музей – второй в Чувашии после ЧГХМ, который пользуется «АС МУЗЕЙ». Он тоже последовательно переходил от первой версии через вторую к третьей. Но в ЧНМ дело обстоит иначе. Ситуация осложняется тем, что у них большие фонды, на порядок больше, чем в ЧГХМ, поэтому БД полностью не введена. Но с другой стороны, и штат сотрудников больше. При наличии локальной сети, БД доступна только сектору учета и главному хранителю. К тому же, сотрудники учета не в полной мере используют БД для ведения учетной документации. К примеру, ЭФЗК они формируют не с помощью АИС, а составляют в WORD и уже потом вносят информацию в БД. У сотрудников других отделов пока еще нет понимания необходимости получения информации с помощью новых технологий. Однако при формировании своих выставок они через Интернет берут информацию с нашего сайта и делают запросы о возможности использования наших фондов на временных выставках.
Музей города Чебоксары насчитывает около 10 тыс. ед. хр. Введено всего 4 тыс. И только каталожные данные, неполные. Ввели то, что было написано в КП, в которой отсутствуют все положенные сведения. К примеру, «Календарь» - год не стоит. При проверке у них было обнаружено множество нарушений, в том числе и отсутствие инвентарных книг.
Совсем недавно в Музее города сменился директор. Новый директор – молодой перспективный человек сразу же поднял вопрос об ускорении ввода сведений в БД. Он видит преимущества АИС в скорейшем исправлении ошибок в документации и пытается сам освоить АИС.
Совсем печальная ситуация в Новочебоксарском художественном музее. В фондах чуть больше 1 тыс. ед. хр. Введено штук 10 записей. Год назад на должность вступил новый директор и заинтересовался возможностью публиковать фонды с помощью сформированной БД на «АС МУЗЕЙ».Думаю, что благодаря ему дело сдвинется с мертвой точки.
Еще в 10 музеях Чувашии установлена АИС. Пока они заполняют БД. Кто быстрее, кто медленнее, у кого-то эта работа совсем застопорилась, потому что уволились сотрудники, владеющие компьютером и освоившие АИС. У многих музеев пока нет осознанной необходимости в АИС, хотя эйфория при установке системы была. Компьютеры используются как печатающие устройства. Тот же директор, который хотел установить АИС сразу всех четырех версий, на вопрос о недостаточном объеме информации в БД, ответил, что у них сотрудников мало, а работы много, а на БД уже не остается времени. И это типичный пример.
ЧГХМ осуществляет методическую помощь музеям Чувашии по освоению «АС МУЗЕЙ-3», но он не наделен полномочиями контроля. Информационная система сама по себе без человека работать не будет, какую бы АИС музей ни использовал. И времени в музейной деятельности будет не хватать до тех пор, пока не будет сделана ставка на новые технологии, поскольку только АИС может решить проблему затрат времени.
На мой взгляд, приглашение операторов в некоторых музеях для заполнения БД является порочной практикой. Не музейщик не знает специфики музейной работы, не владеет классификацией, не может определить, что заносить в поля «материал» или «техника», какие поля обязательны для заполнения и т.п., отсюда – грубейшие ошибки. А музейный сотрудник при таком раскладе не знает, какими полями можно пользоваться в решении той или иной задачи, какую информацию по фондам он может получить от АИС.
У меня сложилось твердое убеждение, что успех дела зависит от личности и позиции руководства музея, а не от того, какую АИС использует музей.
Таким образом, материальные ресурсы, вложенные в оснащение музеев Чувашии АИС «АС МУЗЕЙ-3», в большой мере пока не окупились и не принесли ожидаемых результатов. Каким путем заставить музеи работать с АИС? Наверное, нужен строгий контроль и требования со стороны руководства всех уровней, то есть быть «милым насильно». Хочется надеяться, что ситуация все-таки переменится к лучшему.