Музей А.В.Суворова один из первых в Санкт-Петербурге разработал и опробовал на хранителях фондов АИС. В 1994 г. группа энтузиастов в лице зам. директора по учету и хранению фондов Н.Г.Рогулина и программиста А.В.Мителева стала обдумывать применение компьютерных технологий в учетно-хранительской работе. Необходимость в компьютерных технологиях возникла в связи с тем, что фонды музея А.В.Суворова, переехали в только что отремонтированное здание фондохранилища, началась распаковка и раскладка предметов по новым местам хранения, и конечно же, необходимо было приступить к их научной обработке. По ряду причин сложилось так, что в музее до 1994 г. не велись инвентарные книги, поэтому вопрос о научной обработке предметов стал «ребром».
В 1995 г. в музее была разработана компьютерная программа – «автоматизированная система учета музейных предметов» (АСУ). С этого момента началось внедрение программы в хранительскую жизнь. Молодой коллектив отдела фондов с радостью воспринял возможность работать на компьютерах. Каждый хранитель получил свой персональный компьютер. Для хранителей программа была спасением, но не для сектора учета. Дело в том, что первоначально она была сделана для хранителей, которые в ней описывали предметы, составляли списки и т.д., учет же остался на втором плане. Хотя локальная компьютерная сеть была сделана сразу же, акты продолжали составляться в Wordе, единственное, что к ним присоединялись списки предметов из базы данных. Только в 2001 году очередь дошла до учета и на этот раз программа модернизировалась, исходя из потребностей и пожеланий сектора учета. Отдел учета и хранения фондов возликовал. Облегчились обыденные процедуры оформления учетно-хранительских документов. Работа сотрудников сектора учета сразу же ускорилась на 90%.
Постепенно музейной программой были оснащены компьютеры научно-экспозиционной группы. Доступ к программе строго регламентирован в зависимости от должностных обязанностей сотрудника. Хранители работают только со своими фондами, другие фонды для них недоступны; научно-экспозиционный отдел - с картотекой предметов «по краткой форме», с различными справочниками, но без доступа к карточкам научного описания предметов и без права внесения изменений в БД, главный хранитель и директор имеют максимальный доступ к системе. Сведения о спец.учете доступны только для главного хранителя и хранителя Особой кладовой.
В результате внедрения программы в музейную жизнь, упростилась не только работа хранителей и сотрудников сектора учета, но и сотрудников научно-экспозиционного отдела, которые теперь с легкостью составляют ТЭП и предварительные списки предметов для экспонирования. Выставочный отдел смог ознакомиться с полным собранием музея и перестал отбирать на выставки одни и те же предметы. Заполняемые хранителями справочники об авторах, фирмах/школах, клеймах упрощают научному отделу работу по составлению ответов на запросы граждан, поступающие на сайт музея или по телефону. Внесенные в базу данных единожды они остаются там навсегда, отпадает необходимость перелопачивания груды справочного материала. Работая с предметами в Б.Д хранители постоянно сталкиваются с такими вопросами как атрибуция или переатрибуция музейных предметов (порой анекдотичные). Поэтому хранителями ведутся рубрикаторы «Публикации», «Библиография», которые помогают при составлении научных справок и обоснований.
Музейная база данных стала внутримузейным справочником. Который востребован не только отделом учета и хранения фондов, но и другими службами музея, включая и инженерную, которая пользовалась базой данных музейных предметов, при составлении технических заданий на воссоздание скульптуры орла на крыше музея и при ремонте кровли. А база изображений музейных предметов значительно сократила подготовку к публикациям. Большой популярностью она пользуется у научно-просветительного отдела, сотрудникам которого изображения помогают в составлении экскурсий, а так же издавать рекламную продукцию (календари, открытки, буклеты). Изображения с большим разрешением хранятся на дисках в секторе учета и используются (по запросу) при издании каталогов или научной литературы.
Можно с полной уверенностью сказать, что работу отдела учета и хранения фондов оценили и заметили другие отделы музея. Теперь и они стали потребителями информации, которую вносят в базе данных хранители.