Сегодня с уверенностью можно говорить о том, АИС являются основной потребностью как в управлении учетно-хранительской деятельности, так и для коммуникативных связей с внемузейным сообществом.
Внедрение информационных технологий в практику музейной работы, изменило принципы и подходы в научной, просветительной деятельности музея, качественным образом повлияло на развитие и управление музея в целом.
Автоматизация рабочих мест, применение сотрудниками прикладных программных средств внесло коррективы в оргструктуру музея: был создан отдел компьютерных технологий, введены в штатное расписание новые должности, пришлось изменить должностные обязанности сотрудников, занимающихся созданием электронных ресурсов.
Профессиональные автоматизированные информационные системы в музее применятся следующие:
- АИС «Парус» для ведения финансово-экономической деятельности музея и управления персональными данными со встроенным модулем «Кадры»;
- АИС «Музей -3» для ведения учетно-хранительской документации.
Стоит сказать, наверное, о том, что вообще информатизация музея начиналась с фондовой работы (в 1992 г.), когда в музее была поставлена АИС «Музей».
Степень риска от внедрения АИС была сведена к минимуму, поскольку система ориентировалась на существующий порядок работы фондов, на соответствие «Инструкции по учету и хранению…». Ввод новых поступлений был частичным, в основном работа была построена на заполнении хранителями базы данных своими коллекциями.
Внедрение клиент - серверной АИС «Музей-3» (2002 г.), разграничение прав ввода, редактирования данных, доступа к ним позволило говорить о влиянии системы на организацию управления коллекциями. Схема управления фондами носит скорее всего централизованный характер: все движение предметов регламентируется и осуществляется через сектор учета.
Автоматизация процессов учетно-хранительской работы позволило улучшить качество документационного обеспечения управления коллекциями: были созданы унифицированные формы документов организационно- распорядительного, справочного характера: протоколов, актов, описей, книг регистраций, инвентарных книг, картотек, списков и т.д., снизились затраты на их составление . Структура полей системы, справочники позволили выработать стандартное ядро описания предметов; Дополнительные поля описания, предназначенные для более глубокого и всестороннего описания, предоставили возможность вовлечь предмет в научный оборот. Достаточно в короткие сроки был издан (полиграфическим способом) альбом фотографий «Наш Гагарин»- Калуга: «Золотая аллея», 2011 г. на основе изображений предметов музейного собрания. Классификация предметов по типовой и видовой принадлежности, в некоторых случаях и более низшим уровням позволила упорядочить коллекции, существенно повлиять на организацию их хранения. Подключение к текстовым формам изображений, видео - и аудио информации повысило достоверность объектной информации.
Благодаря отбору записей по названию, классификации, возможности видеть на мониторе изображения предметов в совокупности, более осмысленно рассматриваются вопросы организации работы с фондовыми коллекциями.
Качественным образом изменилась работа фондов с научными отделами, экспозионно-оформительским отделом при подготовке выставок.
Принятая в употребительном выражении «гостевая функция» системы (без редактирования и показа спецучетных полей) позволило работать с базой данных научным сотрудникам. Все чаще от сотрудников поступают заявления в адрес администрации, когда же будет полностью заполнена база данных? На сегодняшний момент в системе хранится 36870 записей о предметах основного фонда, что составляет 80 процентов от общего объема основного фонда, около 3000 предметов научно-вспомогательного (процент введенных данных достаточно низкий). Ежегодно в базу данных вводится ретроспективная информация, примерно 1000 записей в год. Принято волевое решение не выдавать предметы на выставки, экспозиции, не введенные в электронный каталог, и не имеющие изображений.
Довольно легко обучаются поиску информации в базе данных и серьезные исследователи, и учащиеся. Для этих целей в отдельном помещении на локальном компьютере (надеемся временно), установлена система, где пользователи могут ознакомиться с данными о предметах.
Если говорить об эффективности системы: положительный результат налицо, не только для внутрифондовой и научной деятельности, но и в коммуникативном процессе: заинтересованным пользователям предоставлен открытый доступ к базе данных.
В настоящий момент основным информационным коммуникативным средством, рассчитанным на широкий круг заинтересованных пользователей, без сомнения, остается сайт музея.
Для удобства и эффективности работы с массивом информации был создан внутренний сайт, на котором размещена наиболее востребованная для научной деятельности информация: словари, термины, энциклопедические данные, архивы фотографий, аудио- и видео материалы, афиши мероприятий, презентационные программы. Частично помещен экспозиционный ряд предметов, с изображением и краткой аннотацией к ним. Сайт сейчас находится в разработке. Особо важным станет, появление раздела деятельности музея, с предоставлением документов управленческого характера: планов и отчетов, шаблонов и форм отчетных документов, представляемых в вышестоящие организации. Все это способствует улучшению организации управленческой деятельности музея.
Но все же, разрозненность документных массивов, отсутствие взаимодействия информационных потоков порождает лишние звенья принятия управленческих решений.
Фондовый отдел в своей работе взаимодействует со многими структурными подразделениями, как внутри организации, так и с межведомственными организациями. В документооборот учетной работы вовлечены многие управленческие документы правового характера. Хотелось бы, чтобы в АИС учетно-хранительской работы появились модули взаимодействия как внутреннего, так и межведомственного электронного документооборота.
В целом, музейные системы, как АИС «Музей-3», так и КАМИС выполнили свою миссию: совершенно на новый уровень поставлена работа учетно-хранительской деятельности, открыт доступ к данным о предметах музея. Музей стал открытым учреждением. Роль у каждого музея в этом процессе своя: насколько открытым?
Проведя опрос руководящего состава музея о влиянии АИС на управление, об эффективности работы, были получены неоднозначные ответы. С одной стороны, АИС позволили оперативно справляться с управленческими задачами, но с другой стороны, документооборот предприятия вырос многократно и говорить об оптимизации процессов управления сложно. Введение электронного межведомственного документооборота, цифровых подписей касается по большей части финансовой деятельности музея. Пока АИС фондовой работы не оказали влияние на процесс сокращения бумажного потока.
Даже данные о регистрации предметов в Музейном фонде (Госкаталоге) сейчас передаются В МК РФ на бумажных носителях.
Процесс описания предметов совершенствуется, электронный каталог постоянно дополняется новой научной информацией и действительно превращается в базу знаний. Объем информации в базе данных намного шире, многостороннее, достовернее, чем в инвентарных книгах. Будем надеяться, уйдут в прошлое и инвентарные книги и регистрационные формы, сократится документный поток, а управление коллекциями с московского сервера Госкаталога повысит продуктивность музейной работы в целом.