1) До начала работы с Камис Государственный Эрмитаж для создания общемузейной базы данных пользовался программой Музейная система американской фирмы GS. Эта программа позволяла достаточно полно описывать музейные предметы, но не имела достаточных функций для фиксации учетных данных.
2) Между тем, Государственному Эрмитажу, как крупнейшему государственному музейному собранию, приходиться часто готовить различные отчеты, справки, ответы на многочисленные запросы. Для этого используется как текущая, так и архивная учетная информация. Именно поэтому одной из главных задач для музейной базы данных было не только сохранение информации обо всем корпусе музейных документах, но и установление связей между карточками музейных предметов и карточками документов. Это позволит быстро осуществлять подборку нужных документов для каждого предмета.
3) В начале работы с фирмой Камис были достигнуты принципиальные договоренности о том, что база данных позволит фиксировать все необходимые связи.
4) Первой задачей, решенной фирмой Камис была доработка актов постоянной передачи с учетом вышеназванных требований. Все хранители или места выдач стали фиксироваться для всех предметов исключительно через модуль «Учетные операции». Через форму ввода акта стала фиксироваться и актовая сохранность. Таким образом, на связке акт-предмет появились первые накапливаемые данные – хранитель/место выдачи и актовая сохранность.
5) Следующей серьезной проблемой было то, что в музее часто происходит уточнение некоторых параметров музейных предметов. При этом ввиду их большого числа оперативно оформить изменения через ФЗК не всегда возможно. Кроме того, некоторые параметры не требуют утверждений ФЗК, но являются значимыми для научной работы. Например, со времени написания инвентарей, многие из которых были созданы еще в нач. ХХ в., изменилась научная традиция и некоторые предметы стали называться по-другому. Уточнялись размеры, материал и техника, датировка. Все эти изменения фиксировались в актах. Однако внесение этих новых данных в базу данных было невозможно, т.к. инвентарь был и остается главным учетным документом. В этой связи основные описательные поля были сдублированы. Первая группа – это точная копия инвентарной записи; вторая – актуальная информация заполняемая хранителем в процессе работы с предметом.
6) Актуальная информация является рабочей информацией хранителя, которая может быть им в любой момент изменена или удалена. Однако при подготовке актов именно актуальная информация будет использована для составления списка к нему. Для сохранения информации о предмете, содержащейся в акте предусмотрена специальная функция записи всей значимой информации на связку акт-предмет.
7) Очередной задачей, над которой сейчас работает Государственный Эрмитаж совместно с Камис – ювелирная экспертиза и введение полной ретроспективы по драгданным.